INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
DLA KLIENTÓW POWIATOWEGO ZESPOŁU DO SPRAW ORZEKANIA
O NIEPEŁNOSPRAWNOŚCI W ŚWIDNICY

 

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych w Powiatowym Zespole do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Świdnicy (dalej jako „urząd”) oraz o przysługujących Państwu prawach.

Nowe przepisy wymagają jasnego informowania o celu, czasie i zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych. Poniższa informacja dotyczy klientów urzędu oraz osób ich reprezentujących. Zachęcamy do przeczytania poniższej informacji.

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych lub osoby pozostającej pod Państwa opieką jest Powiatowy Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Świdnicy, z siedzibą przy ul. Wałbrzyskiej 15, 58-100 Świdnica, nr REGON 021216488, reprezentowany przez Przewodniczącego Powiatowego Zespołu.

Kontakt z Administratorem

Z Administratorem można skontaktować się w następujący sposób:

• pisemnie na adres siedziby: Powiatowy Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności, ul. Wałbrzyska 15, 58-100 Świdnica,
• poprzez skrzynkę do e-doręczeń AE:PL-69223-12540-EVISG-21,
• poprzez ePUAP,
• e-mail pzon@pzon-swidnica.pl,
• nr telefonu 74 851 50 15
• ponadto urząd prowadzi stronę internetową http://www.pzon-swidnica.pl/

Inspektor ochrony danych

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Państwa danych osobowych, a także przysługujących Państwu uprawnień lub pragnęliby Państwo z nich skorzystać, prosimy o kontakt elektroniczny pod adresem e-mail: iodo@pzon-swidnica.pl, bądź poprzez ePUAP, e-doręczenia lub pisemnie na adres Administratora.

Inspektorem ochrony danych osobowych w Powiatowym Zespole jest pan Wojciech Chudziński.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Państwa dane lub dane Państwa dziecka albo osoby pozostającej pod Państwa opieką będą przetwarzane w celach rejestracji, analizy i załatwienia wpływających wniosków o ustalenie stopnia niepełnosprawności lub niepełnosprawności, wydania legitymacji osoby niepełnosprawnej i/lub karty parkingowej oraz w celu rozpatrzenia skarg na pracowników i członków Powiatowego Zespołu w Świdnicy.

1. Wydanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności

Cel przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w celu rozpatrzenia wniosku o wydanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności dla osób po ukończeniu 16 roku życia. Orzeczenie służy do ustalenia jednego z trzech stopni niepełnosprawności oraz określenia wskazań dotyczących zatrudnienia i rehabilitacji

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)
• 9 ust. 2 lit. b RODO (przetwarzanie danych szczególnych kategorii w zakresie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego)
• 3 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• 6b ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 lipca 2003 r. w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności

Okres przechowywania
Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez 50 lat od wydania orzeczenia zgodnie z przepisami o archiwizacji dokumentacji instytucji publicznych

Konsekwencje niepodania danych
Niepodanie danych uniemożliwi rozpatrzenie wniosku i wydanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

2. Ubieganie się o wydanie orzeczenia o wskazaniu do ulg i uprawnień

Cel przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w celu rozpatrzenia wniosku o wydanie orzeczenia o wskazaniach do ulg i uprawnień dla osób posiadających orzeczenia o inwalidztwie lub niezdolności do pracy. Orzeczenie określa uprawnienia do korzystania z ulg i uprawnień przewidzianych przepisami szczególnymi

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO
• 5a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 lipca 2003 r. w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności

Okres przechowywania
Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu oraz przez 50 lat zgodnie z przepisami archiwalnymi dotyczącymi dokumentacji administracyjnej

Konsekwencje niepodania danych
Brak podania danych uniemożliwi rozpatrzenie wniosku i wydanie orzeczenia o wskazaniach do ulg i uprawnień.

3. Wydanie orzeczenia o niepełnosprawności

Cel przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w celu rozpatrzenia wniosku o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności dla dzieci, które nie ukończyły 16 roku życia. Orzeczenie potwierdza niepełnosprawność dziecka i określa wskazania dotyczące rehabilitacji i edukacji

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO
• 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• 6b ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 lipca 2003 r. w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności
• 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 lipca 2003 r. w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności

Okres przechowywania
Dane będą przechowywane przez 50 lat od wydania orzeczenia zgodnie z przepisami archiwalnymi.

Konsekwencje niepodania danych
Niepodanie danych uniemożliwi wydanie orzeczenia o niepełnosprawności.

4. Wydanie legitymacji osoby niepełnosprawnej

Cel przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w celu wydania legitymacji osoby niepełnosprawnej, która jest dokumentem poświadczającym niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności, uprawniającym do korzystania z ulg i zniżek.

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO
• ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

Okres przechowywania
Dane będą przechowywane przez okres ważności legitymacji, a następnie przez 10 lat zgodnie z przepisami archiwalnymi dotyczącymi dokumentacji administracyjnej. W przypadku legitymacji dokumentujących niepełnosprawność okres ważności nie może być dłuższy niż 5 lat (art. 6ca ust. 3 pkt 1 ustawy), a dla legitymacji dokumentujących stopień niepełnosprawności – 10 lat dla osób, które nie ukończyły 60 roku życia (art. 6ca ust. 3 pkt 2 ustawy).

Konsekwencje niepodania danych:
Niepodanie danych uniemożliwi wydanie legitymacji osoby niepełnosprawnej.

5. Wydanie karty parkingowej

Cel przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w celu wydania karty parkingowej dla osoby niepełnosprawnej, która jest dokumentem imienny uprawniającym do parkowania na miejscach przeznaczonych dla osób niepełnosprawnych oraz niestosowania się do niektórych znaków drogowych.

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO
• 8 ust. 1 i 3a ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym
• 6b ust. 3 pkt 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

Okres przechowywania
Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez 10 lat zgodnie z przepisami archiwalnymi. Kartę parkingową wydaje się na okres ważności orzeczenia, jednak nie dłużej niż na okres 5 lat

Konsekwencje niepodania danych
Niepodanie danych uniemożliwi wydanie karty parkingowej.

6. Skargi w trybie art. 254 Kodeksu postępowania administracyjnego

Cel przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w celu rozpatrzenia skargi wniesionej w trybie art. 254 Kodeksu postępowania administracyjnego na działania lub zaniechania pracowników urzedu.

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO
• 223, 254 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego

Okres przechowywania
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia skargi oraz przez okres przewidziany w przepisach o archiwizacji akt administracyjnych – co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono sprawę.

Konsekwencje niepodania danych
Niepodanie danych uniemożliwi rozpatrzenie skargi w trybie administracyjnym.

7. Dostęp do informacji publicznej

Cel przetwarzania:
Dane osobowe wnioskodawcy są przetwarzane wyłącznie w celu rozpatrzenia i załatwienia wniosku o udostępnienie informacji publicznej, w tym weryfikacji tożsamości wnioskodawcy oraz dokumentacji przebiegu postępowania.

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze),
• 6 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (prowadzenie przepisów kancelaryjno-archiwalnych),
• 10 ust. 1 oraz art. 23 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429 z późn. zm.) – zasady udzielania informacji publicznej i tryb ponownego wykorzystywania informacji publicznej

Okres przechowywania
Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do załatwienia wniosku, a następnie archiwizowane zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Biuletynu Informacji Publicznej oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt, co do zasady przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wydano decyzję.

Konsekwencje niepodania danych
Co do zasady podanie danych nie jest konieczne do udzielenia informacji publicznej wnioskodawcy, jednak gdy konieczne będzie naliczenie opłaty lub wydanie decyzji administracyjnej, brak niezbędnych danych identyfikacyjnych (np. imienia i nazwiska, adresu do doręczeń) uniemożliwi wydanie decyzji lub naliczenia opłaty i tym samym udzielenia informacji.

8. Odwołanie od orzeczenia o stopniu niepełnosprawności

Cel przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane w celu rozpatrzenia odwołania wniesionego przez osobę zainteresowaną od orzeczenia Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności i wydania nowego orzeczenia lub przekazania odwołania wraz z aktami sprawy do Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności.

Podstawa prawna

• 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)
• 9 ust. 2 lit. b RODO (przetwarzanie danych dotyczących zdrowia niezbędne dla zabezpieczenia społecznego)
• 127 § 1 i art. 128 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego – prawo wniesienia i forma odwołania
• 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 lipca 2003 r. w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – termin i tryb wniesienia odwołania

Okres przechowywania
Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do rozpatrzenia odwołania:

• przez 7 dni od wpływu odwołania w Powiatowym Zespole,
• a następnie przez okres do 1 miesiąca od dnia otrzymania odwołania w Wojewódzkim Zespole

Po zakończeniu postępowania odwoławczego dokumentacja zostanie archiwizowana zgodnie z przepisami o archiwizacji akt administracyjnych (co do zasady przez 50 lat od wydania ostatecznego orzeczenia).

Konsekwencje niepodania danych:
Brak podania niezbędnych danych identyfikacyjnych uniemożliwi weryfikację tożsamości i rozpatrzenie odwołania, co skutkuje pozostawieniem odwołania bez rozpoznania lub wezwaniem do uzupełnienia braków.

Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 4 pkt. 9 RODO, takim jak:

• podmiotom świadczącym usługi w zakresie przemieszczania i doręczania przesyłek;
• podmiotom świadczącym usługi w zakresie e-Doręczeń;
• podmiotom świadczącym usługi w zakresie porządkowania dokumentacji archiwalnej oraz niszczenia dokumentacji;
• podmiotom świadczącym usługę w zakresie obsługi prawnej jednostki;
• kancelaria prawna obsługująca Urząd.

Uprawnienia w związku z przetwarzaniem danych

Gwarantujemy spełnienie Państwa praw wynikających z Rozporządzenia:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania oraz aktualizacji danych (art. 16 RODO);
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
• prawo do uzyskania informacji o źródle pozyskania danych;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), infolinia Urzędu 606-950-000, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl, strona internetowa: https://www.uodo.gov.pl.

Nie przysługują państwu niżej wymienione uprawnienia:

• Prawo do usunięcia danych osobowych – z uwagi na wyłączenie z art. 17, ust. 3 pkt b Rozporządzenia;
• Prawo do sprzeciwu – ponieważ zadania są realizowane na podstawie innych przesłanek, niż tych określonych w art. 6 lit e) lub f) RODO;
• Prawo do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu – z uwagi na wyłączenie z art. 22 ust. 2 lit. b RODO;
• prawo do przenoszenia danych – z uwagi na wyłączenie z art. 20 ust. 1 lit. a RODO.

Przekazywanie danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub do państwa trzeciego albo organizacji międzynarodowej

Nie przekazujemy Państwa danych do państw spoza EOG ani do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie przetwarzamy Państwa danych w sposób automatyczny i nie profilujemy Państwa na podstawie udostępnionych danych osobowych.

System EKSMOoN

Na podstawie art. 6d ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 listopada 2007 r. w sprawie warunków, sposobu oraz trybu gromadzenia i usuwania danych w ramach EKSMOoN, poniżej przedstawiamy informacje dotyczące Elektronicznego Krajowego Systemu Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności.

Kategorie danych osobowych przetwarzanych w systemie EKSMOoN

Dane podstawowe osób orzekanych i ich przedstawicieli (art. 6d ust. 3 pkt 1-2 ustawy):

• Dane identyfikacyjne: imię (imiona) i nazwisko, data i miejsce urodzenia, płeć, numer PESEL lub obywatelstwo w przypadku cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL
• Dane adresowe: adres miejsca zameldowania, adres miejsca pobytu
• Dane dokumentów tożsamości: rodzaj dokumentu, numer i seria dokumentu

Dane szczególnych kategorii zgodnie z art. 9 RODO:

• Dane dotyczące stanu zdrowia osób ubiegających się o orzeczenie oraz osób ubiegających się o decyzję ustalającą poziom potrzeby wsparcia
• Dane dotyczące wykształcenia i zawodu osób orzekanych oraz członków zespołów orzekających
• Dane dotyczące sytuacji społecznej, zawodowej i rodzinnej osób orzekanych

Dane dotyczące procesu orzekania:

• Dane orzeczenia: data i rodzaj wydanego orzeczenia, symbol przyczyny niepełnosprawności, data powstania niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności, okres ważności orzeczenia, wskazania określone w art. 6b ust. 3 ustawy
• Dane dotyczące legitymacji dokumentujących niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności

Dane dotyczące karty parkingowej zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym:

• Numer karty parkingowej
• Data wydania i data ważności karty
• Oznaczenie powiatowego zespołu wydającego kartę
• Imię, nazwisko i numer PESEL osoby niepełnosprawnej
• W przypadku kart dla placówek: nazwa i adres placówki, numer REGON, marka, model oraz numer rejestracyjny pojazdu
• Data i przyczyna utraty ważności karty

Dane dotyczące członków zespołów orzekających:

• Dane personalne: imię, nazwisko, numer PESEL, płeć, obywatelstwo
• Dane zawodowe: forma zatrudnienia, wymiar czasu pracy, wykształcenie i zawód

Dane kosztowe funkcjonowania zespołów:

• Koszty amortyzacji, zużycia materiałów i energii
• Wynagrodzenia, składki i świadczenia pracowników
• Umowy cywilnoprawne
• Podział na finansowanie z budżetu państwa i budżetu jednostek samorządu terytorialnego

Źródła pochodzenia danych w systemie EKSMOoN

Źródła bezpośrednie:

• Wnioskodawcy składający wnioski o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności
• Przedstawiciele ustawowi osób orzekanych lub osoby upoważnione do reprezentowania pełnoletniej osoby niepełnosprawnej
• Powiatowe i wojewódzkie zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności wprowadzające dane w ramach swoich kompetencji

Źródła pośrednie – wymiana danych z innymi systemami:

• Rejestr PESEL – minister właściwy do spraw informatyzacji przekazuje dane dotyczące zgonu posiadacza orzeczenia zgodnie z art. 8 pkt 26 ustawy o ewidencji ludności
• Dokumentacja medyczna załączana do wniosków zgodnie z wymaganiami rozporządzenia w sprawie orzekania o niepełnosprawności
• Zaświadczenia lekarskie wydane przez lekarzy prowadzących, nie starsze niż 30 dni przed złożeniem wniosku

System współpracy z innymi podmiotami

System EKSMOoN udostępnia dane następującym kategoriom odbiorców zgodnie z art. 6d ust. 4a ustawy:

• Organom właściwym realizującym świadczenia rodzinne
• Organom pomocy społecznej w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń
• Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w zakresie refundacji i dofinansowań
• Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w zakresie świadczenia wspierającego oraz innych świadczeń

Zasady bezpieczeństwa i przetwarzania danych

Zgodnie z rozporządzeniem z 2007 r., dla przetwarzania danych osobowych w systemie EKSMOoN ustala się wysoki poziom bezpieczeństwa. System wyposażony jest w mechanizmy uwierzytelniania użytkowników oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.

Współadministrowanie danymi

Pełnomocnik Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych i minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego są współadministratorami w rozumieniu art. 26 ust. 1 RODO danych zgromadzonych w systemie przez powiatowe zespoły i wojewódzkie zespoły.

 

Informacja o przetwarzaniu danych jest dostępna na stronie internetowej urzędu, w siedzibie urzędu oraz na każde żądanie osoby fizycznej.

Wersja informacji z dnia 30.06.2025 r.